浅析人事考试中心考试档案管理工作的思考及建议

2020-02-24

中南测评中心人事考试干部培训班-延伸阅读材料:

浅析人事考试中心考试档案管理工作

的思考及建议

作者：李乐佳 柳颖    来源：《卷宗》2016年第08期

        摘 要：档案管理是一项资源和信息的整合工作，是对过去发生的行为、信息进行记录和保存的一项活动，具有一定的保存和参考价值。档案管理是考试管理的一个重要部分，充分发挥好考试档案的作用可以为考试更好的服务。本文主要对人事考试中心考试档案的类别、作用、档案管理中存在的问题，以及考试档案管理进行了详细的分析。

        关键字：档案管理；考试；管理

        1 引言

        考试档案管理是考试管理的一个重要的环节，它可以提高考试的工作质量，尤其是对社会考试来说尤为重要，它可以对历年考试形成真实的记录，对文件、真题、成绩、资料等进行整理、归档。不管是考试还是工作都有非常大的作用。

        2 档案在考试中的作用

        2.1 为研究和掌握考试标准提供依据

        研究考试档案可以确保考试的质量和标准，通过对历年真题的分析可以充分的了解命题规律，对考生试卷答题情况进行分析可以了解大部分考生的易错点和命题比较简单的地方，分析他们在学习中的问题，并以此为基础，把重要的题型筛选出来，加入题库，进一步改变命题的方式。

        2.2 为探索考试发展规律提供条件

        历年考试所形成的各种文件、通知、办法从侧面反映了考试决策的依据、结论。主要包括了参与决策的专家、领导的意见。这些材料对于考试的变化进行了详细的记载。真实的反映了历年考试的发展历程，成为了研究考试的重要依据。与此同时，还可以查阅有关的档案材料对考试的计划、考试的性质、划定分数线进行分析，从而提高命题的质量。

        2.3 档案是实现考试公平公正的手段

        考试已经成为了人们为了生存和发展选择的途径之一，有的人认为考试可以改变自己的命运，选拔人才，但是只靠一张试卷就来作为评定人才的方式已经适应不了时代的发展，公信力也在大打折扣，各种考试丑闻也随之出现。因此，就必须制定考试诚信档案来约束这种丑闻。考试诚信档案就是对考生进行考试违规事实的记录及处理的结果。其目的就是为了使考试变得公平、公正，如有违规，档案就会记录这一行为，成为考生将来的“污点”，并被录入诚信档案数据库，供用人单位查询，有效的维护了广大考生的权益，打击和威慑了作弊的考生。

        2.4 为用人单位提供考生的情况

        人事考试中心可以根据考生的考籍档案向用人单位提供考生的基本信息和专业知识掌握的情况，用人单位在根据个人档案和他们的知识学习水平来安排相应的功课做岗位。所以考试档案为用人单位选拔人才提供了有力的帮助。

        3 考试档案的类别

        3.1 文书档案

        文书档案主要是指考试委员会重要的会议记录、国家对于考试下发的文件、考试政策、上级主管部门的批文、各种通知、通报，考试机构对于上级主管部门的批复的回文等等。

        3.2 考试档案

        考试档案主要包括考试计划档案、考籍档案、考务档案、命题档案等等。考试计划档案主要包括历年各专业的考试计划、考试大纲、考试时间等；考籍档案主要是指历年考生的成绩单、考生卡片、考试成绩表、合格情况表等等；考务档案是指考生报名登记表、报考花名册、考区负责人名单、考点名册、监考人员名册、考场作弊违规记录等等；命题档案是指各专业历年考试试题的参考要点，以及命题专家在命题和判卷过程中出现的问题和处理结果的记录。

        4 考试档案管理的的原则与要求

        4.1 便于利用原则

        考试档案可以为改进考试工作、命题方式提供依据，也可以随时为教育考试事业提供可供参考的文件和资料。所以人事考试中心要高度重视考试资料的收集、整理、归档等管理工作，需要查找的时候，要方便查询。

        4.2 统一管理原则

        考试档案关乎到选拔人才的质量，用人单位以此为依据来选拔人才。考试档案应该由人事考试中心统一负责，统筹安排。安排专职的档案管理员来保管，在日常的生活中要注意对考试资料统一的收集、统一的整理、统一的管理，做到及时的归档，从而提高档案资料的使用价值。

        4.3 完整性原则

        档案的收集一定要完整，不能有遗漏，也不能随意的堆放，要严格的按照考试的专业、性质、时间等对档案进程分类，并加注标签。还有就是档案管理员要学会爱护考试档案，要把他们当做是奇珍异宝来爱惜，随时发现随时整理随时编入档案袋。其次就是要定期的对档案进行检查，补齐不完整的档案，对于遗漏的档案要查明原因，向单位的领导及时汇报。尤其是考籍档案不能有一点的马虎，更是不能有一点的遗漏，一定要保持它的完整性。一旦出现差错，就会给档案管理工作带来巨大的损失，造成不良的影响。

        4.4 保密原则

        社会考试和国家考试是一件非常严肃的事情，任何关于试题的信息都不能泄露出去，在试卷的命题、印刷、运送、发放的过程中都不能发生信息泄露，要十分注意安全保密问题。所以档案的保管人员要严格的遵照保密制度，做好保密的工作，对任何人都不能透露关于考试试卷的信息，否则就违反了保密的工作，严重的话就会构成犯罪，所以的材料都要进行加密保存，从而确保考试顺利进行。

        5 加强档案管理工作的建议

        5.1 建立科学合理的档案管理体系

        考试档案管理的目的就在于将各专业的资料进行有序的划分，归档保存，提高档案的使用效率。在建立管理体系时，要充分的考虑职能和分工，提升管理的效率。首先，档案员要按严格的程序和规范对资料进行归档、整理、保存。其次就是制定相应的安全保密级别，对于重要的文件要加强管理的级别。最后就是要做到清楚的标注，做到有据可查。

        5.2 加强档案管理员的素质管理

        目前，人事考试中心的档案员大多数是有兼职人员组成，他们只熟悉本科室的业务，缺乏相应的专业知识。因此，加强档案员的素质培养迫在眉睫。对档案员要定期培训，提高他们的专业知识和对档案工作的认识，并进行专业继续教育。除此之外，档案管员还要学会档案的立卷与编订。随着社会信息化的发展，档案管理工作逐渐从手工操作过渡到了信息化的操作，数字化不断升级，电子文档等信息化文件为检查提供了便利，档案员要不断提升自己的业务知识，还要提升自己的信息处理能力，从而提高疾控工做的服务质量。

        5.3 加强档案的现场管理

        首先要对档案进行分类管理，根据档案的来源和专业，列出目录，找出相关专业的趋同点，进行科学的分类。其次就是相关的档案要进行联系，最好的办法就是编号法，将考生或者专业的名字录入到电脑上去，供查询人员可以快速的找到资料。最后就是采取措施防止档案的损坏，档案文书要用黑色墨水钢笔书写，零星案卷要立卷装订，档案保管要用铁柜，并锁好，防止老鼠、蛀虫侵蚀。

        总之，考试档案的管理一定要妥善的管理，通过加强现场的管理、建立科学合理的档案管理体系和提升档案管理人员的素质等方法来提高考试档案的管理水平，不仅对人事考试中心的发展有帮助，而且还对国家教育考试事业有着巨大的帮助。

        参考文献

        [1]段卫.充分利用考试档案提高人事考试专业化水平[J].业务建设，2014（03）

        [2]白香莲.浅谈考试档案管理[J].文献与图书馆学，2007（04）

        [3]李冬梅.人事考试中心档案管理工作的几点经验和建议[J].基层工作，2015（04）

        [4]鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].档案学通讯，2006（04）

        [5]李文龙.人事档案管理在企业人力资源管理中的应用[J].价值管理，2013（17）

        [6]刘琴.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].档案学研究，2011（05）

        作者简介

        李乐佳（1980-），男，山东省乳山人，大学；研究方向：人事考试档案管理。